อู่สามารถนัดรถลากไปรับรถที่ขับมาเองไม่ได้ หรือรับให้ลูกค้าที่ไม่สะดวกนำรถมาส่ง แต่ส่งแค่ชื่อกับหมุดอาจยังไม่พอ เมื่อไปถึงอาจพบว่าคนที่นัดไม่ใช่เจ้าของ ไม่มีกุญแจ ล้อล็อก หรือทางเข้าแคบ พอถึงอู่ก็อาจเป็นเวลาปิดทำการหรือไม่มีคนรอตรวจสภาพและรับรถ
ควรบันทึกงานรถลากไว้ในใบสั่งงานของอู่ ใช้เลขงานเดียวกัน ระบุคนรับผิดชอบ และเก็บข้อมูลตั้งแต่ลูกค้าแจ้งจนรถถึงอู่ จะได้ตรวจย้อนหลังได้ว่าตกลงอะไรไว้ แนวทางนี้ใช้ช่วยจัดงานรับรถของอู่ แต่ไม่ได้หมายความว่าผู้ให้บริการทุกรายมีขั้นตอนหรือเงื่อนไขเหมือนกัน
ตกลงว่าใครทำหน้าที่อะไรให้ชัดเจน
ให้อู่มีคนประสานงานหลักหนึ่งคน แม้มีพนักงานหลายคนช่วยรับข้อมูล คนนี้ควรยืนยันรายละเอียดกับลูกค้า แจ้งรถลาก และส่งข้อมูลให้ช่างรับรถ เพื่อให้ทุกฝ่ายรู้ตรงกันว่าจะรับรถที่ไหน ส่งไปที่ใด และตกลงทำงานอะไรบ้าง
แต่ละฝ่ายควรรับผิดชอบงานต่อไปนี้
- ลูกค้ายืนยันว่าเป็นเจ้าของหรือได้รับอนุญาตให้ย้ายรถ แจ้งข้อมูลตามจริง ส่งภาพ และเตรียมกุญแจกับคนส่งรถ
- ผู้ประสานงานอู่เปิดเลขงาน ตรวจข้อมูล สั่งงานรถลาก และแจ้งกำหนดการให้ทุกฝ่ายทราบ
- ผู้ให้บริการรถลากดูข้อมูลจุดรับรถ ยืนยันว่าจะทำงานด้วยวิธีใด และบันทึกการรับ–ส่งตามที่ตกลง
- ช่างหรือพนักงานรับรถเตรียมพื้นที่ลงรถ ตรวจสภาพเมื่อมาถึง และบันทึกเวลารับมอบ
ถ้าคนเดียวทำหลายหน้าที่ ให้ระบุในใบงานด้วยว่าใครทำอะไร อย่าใช้เพียงคำว่า “เดี๋ยวมีคนรับ” ควรมีชื่อและเบอร์ของคนรับรถที่ติดต่อได้จริง
ขั้นตอนที่ 1 เปิดใบสั่งงาน
สร้างรหัสงานของอู่ก่อนส่งข้อมูลให้ผู้ให้บริการ เช่น วันที่ตามด้วยหมายเลขลำดับ รหัสนี้ควรปรากฏในบทสนทนา เอกสารรับรถ รูปถ่าย และรายการค่าใช้จ่าย เพื่อให้ค้นย้อนหลังได้โดยไม่พึ่งชื่อเล่นของลูกค้า
บันทึกข้อมูลต่อไปนี้ไว้ในใบสั่งงาน
- รหัสงาน วันที่ และผู้รับผิดชอบ
- ชื่อลูกค้า เบอร์ติดต่อ และช่องทางยืนยัน
- ทะเบียน ยี่ห้อ รุ่น สี และประเภทระบบขับเคลื่อนถ้าทราบ
- อาการรถและเหตุที่ไม่ควรหรือไม่สามารถขับมาอู่
- จุดรับพร้อมหมุด จุดสังเกต และข้อจำกัดทางเข้า
- มีกุญแจหรือไม่ เกียร์อยู่ตำแหน่งใด พวงมาลัยและเบรกมือใช้งานได้หรือไม่ ล้อและยางมีปัญหาอะไรที่ทราบแล้วบ้าง
- ความเสียหาย คราบของเหลว ของบรรทุก หรือการดัดแปลง
- ปลายทาง จุดลงรถ และชื่อผู้รับ
- ลูกค้าอนุญาตให้ทำอะไรบ้าง เช่น ย้ายรถมาอู่เพื่อรอตรวจ
อย่าเพิ่งสั่งซ่อมโดยสรุปสาเหตุจากที่ลูกค้าเล่าทางโทรศัพท์ ในใบงานควรแยกอาการที่ลูกค้าแจ้งออกจากผลที่ช่างตรวจพบ เพื่อไม่ให้เข้าใจว่าอู่ตรวจและรู้สาเหตุแล้วทั้งที่ยังไม่เห็นรถ
ขั้นตอนที่ 2 ยืนยันว่าใครอนุญาตให้ย้ายรถ
สอบถามว่าคนที่แจ้งเป็นเจ้าของ ผู้ครอบครอง ผู้เช่า พนักงานบริษัท หรือคนที่ได้รับมอบหมาย ถ้าไม่ใช่คนที่มีอำนาจอนุญาตให้ย้ายรถ ต้องยืนยันกับผู้มีอำนาจตามวิธีที่อู่กำหนดก่อนส่งรถลากออก
สำหรับรถเช่า รถบริษัท รถติดไฟแนนซ์ที่กำลังมีข้อพิพาท รถที่ตำรวจดูแลอยู่ หรือรถที่จอดในพื้นที่ของคนอื่น อย่าใช้แค่ภาพเล่มทะเบียนหรือคำบอกเล่าตัดสินว่าย้ายได้ ให้ผู้แจ้งเรื่องยืนยันกับหน่วยงานหรือคู่สัญญาที่เกี่ยวข้องก่อนตามแต่ละกรณี
เก็บเอกสารและข้อมูลส่วนตัวเท่าที่จำเป็นสำหรับงานนี้ ให้เฉพาะคนที่เกี่ยวข้องเข้าถึง และส่งผ่านช่องทางของอู่ อย่าส่งภาพบัตรหรือเอกสารรถเข้ากลุ่มแชทที่มีคนไม่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอนที่ 3 เก็บข้อมูลหน้างาน
ขอภาพที่เห็นรถทั้งคัน บริเวณรอบรถ ล้อ และทางเข้า ถ้าทางเข้าดูจากภาพได้ยาก อาจขอวิดีโอสั้นเพิ่มเติม โดยให้ลูกค้าถ่ายเท่าที่ปลอดภัย แล้วถามข้อมูลต่อไปนี้เพื่อเลือกวิธีนำรถขึ้นและลง
- รถอยู่บนพื้นราบ ทางลาด ดิน โคลน หรืออาคารจอดรถ
- รถขยับได้หรือไม่ ล้อใดล็อก ยางใดแบน
- มีกุญแจและสามารถเปิดรถได้หรือไม่
- เท่าที่ทราบ พวงมาลัยหมุนได้หรือไม่ เกียร์อยู่ตำแหน่งใด และเบรกมือปลดได้หรือไม่ ไม่ต้องให้ลูกค้าฝืนทดลองเพื่อหาคำตอบ
- รถชน ช่วงล่างทรุด มีชิ้นส่วนหลุด หรือของเหลวรั่วหรือไม่
- มีของบรรทุกหรือชุดแต่งหรือไม่ และรถสูงหรือมีขนาดต่างจากปกติหรือไม่
- มีที่ให้รถช่วยเหลือจอดทำงานหรือไม่ และพื้นรับน้ำหนักได้หรือไม่
อู่ไม่ควรเลือกวิธีขนย้ายจากชื่อบริการเพียงอย่างเดียว ควรส่งสภาพรถและข้อมูลหน้างานให้ผู้ให้บริการประเมินและเลือกวิธีที่เหมาะสมก่อน
ขั้นตอนที่ 4 ตกลงว่างานรวมอะไร ราคาเท่าไร และใครจ่าย
ถามให้ชัดว่าจะรับรถตรงไหนและส่งถึงจุดใด ถ้ารถอยู่ในที่แคบ ติดหล่ม หรือล้อล็อก งานที่เสนอรวมการช่วยนำรถออกมาแล้วหรือยัง และราคานี้ประเมินจากข้อมูลอะไรบ้าง
อู่ควรตกลงเรื่องต่อไปนี้กับลูกค้าให้ชัด
- ลูกค้าชำระค่ารถลากตรง หรือให้อู่ออกค่าใช้จ่ายก่อน
- ใบเสร็จหรือเอกสารค่าใช้จ่ายออกชื่อใคร
- ค่าใช้จ่ายใดต้องได้รับอนุมัติเพิ่มก่อนดำเนินการ
- ถ้าสภาพหน้างานต่างจากที่แจ้ง ใครเป็นคนอนุมัติราคาใหม่
- ค่าเคลื่อนย้ายเป็นคนละส่วนกับค่าตรวจและค่าซ่อมของอู่หรือไม่
ราคารถสไลด์ใช้แทนราคารถลากหรือราคางานรับรถทุกแบบไม่ได้ ถ้าล้อล็อก ทางแคบ รถดัดแปลง หรือมีที่ลงรถจำกัด ต้องให้ผู้ให้บริการดูข้อมูลจริงก่อนว่าจะขนย้ายอย่างไรและคิดราคาเท่าไร อู่ควรตกลงรายการงานและค่าใช้จ่ายให้ชัดก่อนแจ้งราคาสุดท้ายกับลูกค้า
ขั้นตอนที่ 5 ส่งใบสั่งงานให้ทุกฝ่าย
เมื่อข้อมูลครบ ให้คนประสานงานของอู่ส่งรายละเอียดชุดเดียวกันให้ลูกค้า คนขับรถลาก และคนรับรถที่อู่ ระบุเลขงาน ทะเบียน จุดรับ จุดส่ง เวลานัด ชื่อคนส่งและคนรับ เบอร์ติดต่อ สภาพรถ และงานที่อนุมัติให้ทำ
ถ้ามีอะไรเปลี่ยน ให้แก้ข้อมูลชุดนั้นพร้อมระบุเวลา แล้วส่งให้ทุกฝ่ายอีกครั้ง อย่าบอกเปลี่ยนอู่ทางโทรศัพท์แล้วลืมแจ้งคนขับ หรือเปลี่ยนเวลารับโดยช่างที่อู่ไม่รู้ เพราะแต่ละฝ่ายอาจใช้ข้อมูลคนละชุด
ขั้นตอนที่ 6 ตรวจสภาพรถก่อนออกจากต้นทาง
ก่อนเคลื่อนย้าย ให้ผู้ส่งมอบกับผู้ให้บริการบันทึกสภาพรถที่มองเห็นได้ อู่อาจใช้รายการต่อไปนี้เป็นแนวทางร่วมกัน
- ภาพด้านหน้า หลัง ซ้าย และขวา
- ภาพล้อ กระจก กันชน และจุดเสียหายเดิม
- ภาพหน้าปัดและเลขไมล์หากเปิดระบบได้โดยไม่ฝืน
- รายการกุญแจ เอกสาร และของที่ส่งไปกับรถ
- จุดรับ วันเวลา และชื่อผู้ส่งมอบ
- ส่วนที่ยังตรวจไม่ได้ พร้อมเหตุผล เช่น เปิดรถไม่ได้หรือบริเวณจอดมืด
การบันทึกควรเขียนว่า “พบรอยที่ประตูซ้าย” หรือ “ไม่สามารถเปิดรถเพื่อตรวจภายใน” แทนข้อความกว้าง ๆ เช่น “รถปกติ” เพราะการตรวจภายนอกไม่ได้ยืนยันว่าส่วนที่มองไม่เห็นไม่มีความเสียหาย
ขั้นตอนที่ 7 เตรียมอู่ก่อนรถมาถึง
แจ้งช่างว่ารถจะมาถึงประมาณกี่โมง และเคลียร์จุดลงรถไว้ให้ว่าง ตรวจว่าพื้นเหมาะให้นำรถลงและมีที่พอสำหรับทำงาน ถ้าล้อไม่หมุน เบรกปลดไม่ได้ หรือช่วงล่างเสีย ต้องบอกช่างไว้ก่อน จะได้เตรียมจุดลงให้พร้อมและไม่ต้องย้ายรถซ้ำ
ดูว่าประตูอู่กว้างและสูงพอหรือไม่ มีรถคันอื่นขวางในเวลานัดไหม และหลังลงรถแล้วจะจอดเก็บได้อย่างปลอดภัยหรือไม่ หากรถมาถึงหลังอู่ปิด ต้องระบุชื่อคนที่มารับนอกเวลา อย่าให้คนขับเลือกที่จอดเอง
ขั้นตอนที่ 8 รับมอบและตรวจรถที่อู่
เมื่อรถมาถึง ให้ช่างรับรถตรวจทะเบียนและรหัสงานก่อนนำรถลง แล้วตรวจสภาพร่วมกับผู้ให้บริการเท่าที่ทำได้ พร้อมบันทึกรายละเอียดต่อไปนี้
- เวลาและตำแหน่งรับมอบ
- สภาพภายนอกเทียบกับภาพต้นทาง
- กุญแจ เอกสาร และสิ่งของที่รับมา
- จุดเสียหายหรือข้อสังเกตที่พบเพิ่ม
- ตำแหน่งจอดหลังส่งมอบ
- ชื่อผู้ส่งและผู้รับ
หากพบสภาพรถต่างจากภาพต้นทาง อย่ารีบสรุปว่าเกิดระหว่างขนย้าย ให้บันทึกภาพและข้อเท็จจริง แล้วแจ้งผู้ประสานงานเพื่อตรวจหลักฐานจากทั้งต้นทางและปลายทาง
ขั้นตอนที่ 9 แจ้งลูกค้าและแยกการรับรถจากการอนุมัติซ่อม
เมื่อรถถึงแล้ว ให้แจ้งลูกค้าพร้อมภาพ จุดจอด และรายการของที่รับมาด้วย จากนั้นจึงนัดตรวจหาสาเหตุและเสนอราคาซ่อมแยกอีกครั้ง
ลูกค้าที่อนุญาตให้ย้ายรถมาอู่ยังไม่ได้อนุญาตให้ซ่อมทุกอย่าง ควรแยกใบรับรถ ใบตรวจ และใบอนุมัติซ่อมให้ชัด ลูกค้าจะได้รู้ว่าตกลงงานใดไปแล้ว ต้องจ่ายอะไรบ้าง และยังมีรายการไหนที่ต้องขออนุมัติก่อนซ่อม
เช็กลิสต์สำหรับพนักงานหน้าเคาน์เตอร์
ก่อนสั่งรถลาก ให้เช็กว่าดำเนินการครบทุกข้อที่เกี่ยวข้องแล้ว
- เปิดรหัสงานและระบุผู้ประสานงานแล้ว
- ยืนยันแล้วว่าใครอนุญาตให้ย้ายรถ
- มีทะเบียน รุ่นรถ พิกัด และภาพหน้างานแล้ว
- รู้แล้วว่ามีกุญแจหรือไม่ ล้อ เกียร์ และเบรกเป็นอย่างไร และรถเสียหายตรงไหน
- ผู้ให้บริการดูข้อมูลรถและหน้างานแล้ว และยืนยันวิธีขนย้ายแล้ว
- ลูกค้ารู้แล้วว่างานรวมอะไร ใครจ่าย และกรณีใดต้องประเมินราคาใหม่
- ระบุอู่ปลายทาง จุดลงรถ และผู้รับแล้ว
- ช่างรับรถทราบเวลาและสภาพรถแล้ว
- ตกลงแล้วว่าจะถ่ายภาพและบันทึกอะไรบ้างก่อนรับรถ ระหว่างทาง และเมื่อส่งถึงอู่
ใช้ SUMO รับรถลูกค้าให้อู่ เริ่มอย่างไร
ส่งใบสรุปงานพร้อมหมุด ภาพ สภาพรถและล้อ ทางเข้าที่อาจติดขัด จุดลงรถ และชื่อคนรับให้ผู้ให้บริการก่อนนัดรับ แล้วรอยืนยันว่าจะใช้รถแบบใด ทำงานส่วนไหนบ้าง และราคาเท่าไร
ต้องยืนยันก่อนว่ารับงานในพื้นที่นั้นได้หรือไม่ ส่วนบัญชีธุรกิจ การวางบิล การให้เวลาชำระเงินภายหลังหรือเครดิตเทอม การรับงานประจำ และข้อตกลงว่าใครรับผิดชอบอะไร ต้องตกลงกับผู้ให้บริการเป็นรายกรณี เนื้อหาในบทความนี้ไม่ใช่ข้อเสนอหรือเงื่อนไขทางการค้า
ก่อนส่งรถให้ช่างตรวจ เช็กว่าบันทึกเวลารับรถไว้แล้ว และมีภาพสภาพรถ รายการกุญแจและของที่มาด้วย ชื่อคนส่งกับคนรับ และจุดจอดครบแล้ว เก็บหลักฐานรับรถแยกจากผลตรวจและใบอนุมัติซ่อม หากลูกค้าถามภายหลังจะได้ค้นได้ว่าแต่ละช่วงเกิดอะไรขึ้น
📘 Facebook: fb.com/sumo.roadside
📞 โทร: 092 996 8888
💬 LINE: @sumo.th
🌐เว็บไซต์: https://www.sumoroadside.co.th
